Nouvelles fonctionnalités Microsoft Teams les plus importantes.

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Nouvelles fonctionnalités Microsoft Teams les plus importantes

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Nouvelles fonctionnalités Microsoft Teams les plus importantes.

Vendredi dernier, Microsoft a lancé une mise à jour majeure de l’application Microsoft Teams pour les appels vidéo, qui comprend un ensemble de nouvelles fonctionnalités qui seront disponibles pour les utilisateurs au cours de ce mois, notamment: la fonction d’envoi automatique sans connexion, la possibilité de transférer des pièces jointes depuis (Outlook ) par glisser-déposer, et un nouveau centre d’approbation. Et bien d’autres.

Aujourd’hui, nous présenterons les nouvelles fonctionnalités Microsoft Teams les plus importantes qui vous permettent de communiquer et de collaborer plus facilement avec les autres dans l’exécution des tâches:

Fonctionnalités Microsoft Teams

1- Fonction d’envoi automatique hors ligne:

les fonctionnalités Microsoft Teams d’envoi automatique hors ligne vous permet de continuer à envoyer des messages via (Teams) même sans connexion Internet, car cette fonctionnalité détermine l’heure à laquelle les messages Teams sont envoyés ou modifiés lorsque l’utilisateur est hors ligne, et ces messages sont automatiquement envoyés une fois qu’ils retournent l’appareil. pour vous connecter à Internet.

2- Nouveau centre d’approbation:

Vous pouvez utiliser l’application Approbations dans Teams pour simplifier les demandes d’approbation et les processus avec vos coéquipiers et partenaires, où vous pouvez créer des demandes, afficher les demandes qui vous sont envoyées, mais maintenant l’application inclut une fonctionnalité appelée (Hub des approbations) C’est là que vous verrez toutes les approbations que vous avez envoyées ou reçues des approbations, y compris les approbations déjà terminées.

Il est également facile d’envoyer des demandes d’approbation via un chat Teams en direct, dans un chat de canal ou via l’application d’approbation elle-même. Sélectionnez simplement le type de consentement, ajoutez des détails, joignez des fichiers et choisissez les personnes avec lesquelles vous voulez être d’accord. Une fois soumise, ils sont notifiés et peuvent examiner la demande et y donner suite.

Une grande variété de demandes d’approbation peut être soumise, comme demander à un collègue d’accorder une réduction au client, demander une note de frais, soumettre une demande de congé, etc.

3- Ajouter un calendrier partagé à une chaîne dans l’application Teams:

La dernière mise à jour de l’application (Teams) comprend une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de créer un calendrier et de le partager avec les membres d’une chaîne spécifique. Alors que, lors de la création d’une réunion dans un canal, Teams crée automatiquement une nouvelle publication dans le fil d’activité du canal.

Les utilisateurs qui désactivent les notifications ne verront l’événement que lorsqu’ils ouvriront le calendrier de la chaîne, et une fois l’événement de la chaîne publié, vous pouvez l’ajouter à votre calendrier personnel. Cette fonctionnalité offre à tous les membres du canal – à l’exception des utilisateurs invités – une visibilité des événements à venir.

4- Transférer facilement les pièces jointes d’Outloolk:

Avant la dernière mise à jour; Si vous souhaitez partager des pièces jointes à partir de la messagerie Outlook dans l’application (Teams), vous deviez d’abord enregistrer la pièce jointe sur votre appareil, puis la télécharger dans l’application (Teams) pour la partager dans la conversation ou le canal de votre choix.

Mais maintenant, cela devient très simple; Tout ce que vous avez à faire est de faire glisser et déposer les pièces jointes d’Outlook dans l’application Teams.

5- Salles de repos des équipes pour les discussions de groupe:

Les enseignants et les organisateurs de réunions cherchant des moyens d’encourager des discussions significatives, il est nécessaire de diviser les participants en petits groupes pour faciliter les discussions.

Microsoft a donc lancé la fonctionnalité de salles de sous-commission pour faciliter les discussions de groupe, car il est devenu plus facile pour les responsables de diviser les équipes de travail en petits groupes pour effectuer certaines tâches ou pour terminer plus rapidement des projets.

En utilisant cette fonctionnalité, les enseignants et les éducateurs pourront diviser leurs classes en petits groupes pour des choses comme: des projets ou des discussions ciblées.

6- Intégration des équipes avec Google Workspace:

Il est désormais facile de planifier et de rejoindre des réunions Teams directement depuis votre calendrier Google avec le nouveau module complémentaire Teams. Vous pouvez passer des appels vidéo, faire du brainstorming avec votre tableau blanc numérique et rester connecté dans votre école et votre entreprise.

7- Nouveaux paramètres pour modérer les conversations en réunion:

Pour aider à créer un environnement de réunion sûr et inclusif, les organisateurs de réunions et les enseignants peuvent désormais choisir parmi trois paramètres de discussion, notamment:

  • Activé: il s’agit d’un paramètre défini par défaut dans l’application (Équipes), qui autorise les conversations de tous les participants à la réunion à tout moment.
  • Désactivé: il s’agit d’un paramètre qui, lorsqu’il est activé, l’organisateur et les participants ne pourront pas utiliser la fonction de discussion pendant la réunion.
  • Uniquement pendant la réunion: il s’agit d’un paramètre qui, lorsqu’il est activé, permet aux participants d’envoyer des messages uniquement pendant la réunion, tandis que l’organisateur peut envoyer des messages à tout moment.

fonctionnalités Microsoft Teams : 28 conseils d’utilisateurs expérimentés pour Microsoft Teams

Microsoft Teams est une puissante application de chat, de collaboration et de réunion d’entreprise. Étant donné qu’il est inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365 et Office 365 Business et Enterprise, de nombreuses entreprises l’utilisent déjà comme principal moyen de garder le contact avec leur personnel, qu’il soit au bureau ou à distance.

Teams vous permet de configurer plusieurs canaux (zones de discussion) pour votre équipe, de partager et de stocker des fichiers et d’organiser des réunions audio et vidéo. Dans le cadre de Microsoft 365/Office 365, Teams s’intègre bien à la famille d’applications et de services professionnels Microsoft qui englobe Excel, OneDrive, OneNote, Outlook, Planner, PowerPoint, SharePoint et Word.

Pour commencer à utiliser Teams dans un environnement professionnel, consultez notre aide-mémoire Microsoft Teams. Après avoir maîtrisé les bases, essayez les conseils de ce guide pour tirer le meilleur parti de ce puissant outil de collaboration.

Ce guide se concentre sur l’application de bureau Teams pour Windows ou Mac dans le cadre d’un abonnement professionnel. Il existe également des applications mobiles Teams pour Android et iOS, ainsi qu’une application Web. Mais ces applications mettent l’accent sur le chat sans beaucoup de fonctionnalités avancées de leurs homologues de bureau. De même, une version grand public de Teams est disponible, mais elle n’inclut pas toutes les fonctionnalités pour les utilisateurs professionnels abordées dans cette histoire.

Fonctionnalités Microsoft Teams : Prenez le contrôle de l’interface

1. Organisez vos équipes et vos canaux.

Dans la barre latérale à gauche de l’application, cliquez sur l’icône Équipes pour ouvrir le volet Équipes. Vous verrez les équipes dont vous êtes membre, avec un ou plusieurs canaux sous le nom de chaque équipe.

Par défaut, les équipes (et les canaux sous chaque équipe) apparaissent dans l’ordre dans lequel vous les avez rejointes ou créées. Mais à mesure que vous utilisez Microsoft Teams au fil du temps dans votre travail quotidien, certaines équipes et certains canaux deviendront plus importants pour vous que d’autres, et pas nécessairement dans l’ordre dans lequel l’application Teams les place.

L’épinglage d’un canal le déplace vers le haut du volet Équipes pour un accès facile. Pour ce faire, cliquez sur l’icône à trois points (Plus d’options) à droite du nom de la chaîne et sélectionnez Épingler dans le menu qui s’ouvre. (Recommencez ce processus pour détacher une chaîne.)

Pour modifier l’ordre de vos chaînes épinglées, cliquez et maintenez un nom de chaîne et faites-le glisser vers le haut ou vers le bas jusqu’à l’endroit où vous souhaitez qu’il se trouve dans la liste des chaînes épinglées.

Vous pouvez également le faire pour modifier l’ordre de vos équipes : cliquez et maintenez le nom d’une équipe et faites-le glisser vers le haut ou vers le bas jusqu’à l’endroit où vous souhaitez le déplacer dans la liste.

2. Masquez les chaînes ou les équipes de faible priorité.

Vous pouvez ranger votre espace de travail Teams en masquant les chaînes ou les équipes qui ne sont pas importantes pour votre travail pour le moment.

Pour masquer un canal ou une équipe, cliquez sur l’icône à trois points à droite de son nom, puis cliquez sur Masquer dans le menu qui s’ouvre. (Notez que vous ne pouvez masquer le canal général pour aucune équipe.)

Pour afficher un canal, consultez la liste des canaux sous un nom d’équipe. À la fin de cette liste se trouve un lien indiquant le nombre de canaux cachés dont dispose cette équipe ; cliquez sur ce lien pour ouvrir un menu révélant les chaînes cachées. Déplacez le pointeur sur le nom du canal que vous souhaitez afficher et cliquez sur l’icône Afficher à droite.

Pour afficher une équipe, regardez ou faites défiler jusqu’à la fin de la liste de vos équipes, où vous verrez un lien Équipes masquées. Cliquez dessus pour ouvrir la liste des équipes masquées. Cliquez sur l’icône à trois points à droite d’une équipe masquée, puis cliquez sur Afficher en haut du menu qui s’ouvre.

3. Trouvez rapidement les conversations dont vous êtes membre ou les messages dans lesquels vous êtes tagué.

Dans Teams, il est facile de voir toutes les conversations (fils de messages au sein d’un canal) et les messages dont vous faites partie en un coup d’œil.

En haut de la barre latérale gauche, cliquez sur l’icône Activité. Cela ouvre le volet Flux à droite. À droite de la barre de titre du volet Flux, cliquez avec le bouton droit sur l’icône Filtre (trois lignes horizontales en forme d’entonnoir) et sélectionnez @ Mentions dans le menu qui s’ouvre. (Ou tapez /mentions dans la barre de recherche en haut de l’application Teams.) Les conversations dont vous êtes membre et les messages dans lesquels vous êtes tagué seront répertoriés dans le volet Flux.

4. Enregistrez des messages spécifiques.

Cette astuce peut être pratique si vous souhaitez compiler une liste de messages à rattraper ou à consulter plus tard. Déplacez le pointeur en haut à droite d’un message que vous souhaitez enregistrer, cliquez sur l’icône à trois points (Plus d’options), puis cliquez sur Enregistrer ce message dans le menu qui s’ouvre.

Pour voir une liste de vos messages enregistrés, cliquez sur la photo ou l’icône de votre profil en haut à droite de l’application Teams et cliquez sur Enregistré dans le menu qui s’ouvre. (Ou tapez /saved dans la barre de recherche en haut de l’application de bureau Teams.) Les messages que vous avez enregistrés apparaîtront dans le volet enregistré vers le côté gauche de l’application Teams.

Astuce : Il peut être utile d’enregistrer des messages qui ont des fichiers joints (tels que des documents importants que vous devrez consulter plus tard) sans avoir à télécharger les fichiers.

Fonctionnalités Microsoft Teams : Faites ressortir les conversations et les messages

5. Attirez l’attention de quelqu’un.

Les canaux contiennent généralement de nombreuses conversations – et de nombreux messages au sein de ces conversations – il peut donc être facile d’ignorer un message. Pour vous assurer qu’une personne spécifique de votre équipe voit un message particulier, marquez-la au fur et à mesure que vous écrivez votre message en tapant @nom d’utilisateur. (Remplacez « nom d’utilisateur » par le nom d’utilisateur de la personne, bien sûr.) Ou : après avoir saisi @, un menu s’ouvre et répertorie les noms des personnes de votre organisation. Cliquez sur un nom dans cette liste pour le taguer dans votre message.) Une fois que vous avez publié le message, la personne recevra une notification l’invitant à le lire et à y répondre.

Vous pouvez également utiliser cette fonction @ pour envoyer un message direct (un message individuel) à un membre de l’équipe. Dans la zone de recherche en haut de l’application de bureau Microsoft Teams, tapez @ et leur nom (ou tapez @ et cliquez sur leur nom dans la liste qui s’ouvre). Tapez un court message dans la zone de recherche et appuyez sur Entrée ou cliquez sur la flèche droite à l’extrémité droite de la zone de recherche.

6. Donnez un titre à vos conversations.

Une façon d’aider un fil de conversation à se démarquer des autres conversations d’un canal consiste à lui donner un titre. Autre avantage : vous pouvez entrer le titre dans le champ de recherche de l’application de bureau Teams pour retrouver la conversation plus tard. Vous n’êtes pas obligé de donner un titre à chaque conversation. Il est préférable de ne donner des titres qu’aux conversations les plus importantes que vous souhaitez suivre.

Pour ajouter un titre lorsque vous composez une nouvelle conversation : Cliquez sur l’icône Format (un « A » avec un crayon) à l’extrémité gauche de la barre d’outils sous le champ de saisie de texte. La fenêtre de composition du message s’agrandit. Sur la ligne qui dit « Ajouter un sujet », saisissez un titre, puis saisissez votre message ci-dessous. Cliquez sur la flèche Envoyer en bas à droite de la fenêtre de rédaction du message pour publier votre conversation avec son nouveau titre sur le canal.

Vous pouvez également ajouter un titre à une conversation existante en déplaçant le pointeur en haut à droite du message, en cliquant sur l’icône à trois points qui apparaît, puis en cliquant sur Modifier dans le menu qui s’ouvre. Cliquez sur l’icône Format à l’extrémité gauche de la barre d’outils sous le champ de saisie de texte. Sur la ligne qui dit « Ajouter un sujet », tapez un titre. Cliquez sur la coche en bas à droite de la fenêtre de rédaction du message pour publier votre conversation avec son nouveau titre sur le canal.

7. Contrôlez la conversation.

La fenêtre de composition de message étendue qui apparaît lorsque vous cliquez sur l’icône Format a plus d’astuces dans sa manche.

Si vous voulez qu’une conversation se démarque vraiment, vous pouvez la transformer en une annonce. Dans la fenêtre de formatage de message développée, cliquez sur le menu déroulant Nouvelle conversation en haut à gauche et sélectionnez Annonce. Un champ apparaît dans lequel vous pouvez taper un gros titre pour votre message et éventuellement inclure une image d’arrière-plan ou un arrière-plan coloré pour le faire ressortir encore plus.

Conseil : Par défaut, tous les membres d’un canal peuvent répondre aux conversations, mais vous ne le souhaitez peut-être pas pour une annonce. Si vous cliquez sur le menu déroulant Tout le monde peut répondre en haut de la fenêtre de rédaction du message, vous pouvez sélectionner Vous et les modérateurs pouvez répondre pour limiter les réponses à ces personnes uniquement.

Si vous souhaitez que votre conversation apparaisse sur plusieurs canaux, sélectionnez Publier sur plusieurs canaux, cliquez sur le bouton Sélectionner les canaux et, dans le panneau qui s’ouvre, cochez les cases à côté des canaux sur lesquels vous souhaitez publier votre conversation.

8. Marquez un message comme important.

Une dernière option pour attirer l’attention sur un message dans une conversation de canal consiste à le marquer comme important. Une fois que vous l’aurez publié, Teams alertera immédiatement les autres personnes du chat pour qu’elles lisent votre message. On leur rappellera de le faire toutes les deux minutes pendant 20 minutes. Évidemment, vous ne devez utiliser cette fonction que pour une affaire vraiment urgente.

Pour marquer un message comme important, cliquez sur l’icône Format. La fenêtre de composition du message s’agrandit. À l’extrémité droite de la barre d’outils de mise en forme du texte, cliquez sur l’icône à trois points (Plus d’options) et, dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez Marquer comme important.

Ces quatre options doivent être utilisées avec parcimonie, uniquement pour les conversations et les messages de la plus haute importance.

Fonctionnalités Microsoft Teams : Chatter plus efficacement

9. Répondre à un message spécifique.

Alors que les conversations dans les canaux d’équipe sont accessibles à tous les membres de cette équipe, les discussions privées ont lieu entre deux personnes ou plus et sont accessibles en cliquant sur l’icône de discussion dans la barre latérale gauche.

Dans une discussion de groupe, tous les messages apparaissent dans l’ordre dans lequel ils ont été publiés, quel que soit leur auteur. Si vous voyez un message précédent auquel vous souhaitez répondre directement, déplacez le pointeur de la souris sur ce message. Une barre d’outils d’émoticônes apparaît ; cliquez sur l’icône à trois points (Plus d’options) et sélectionnez Répondre dans le petit menu qui s’ouvre. Votre réponse affichera le message auquel vous répondez pour le contexte.

10. Épinglez un message.

Vous pouvez épingler un message en haut de la fenêtre de chat, le portant à l’attention des autres dans le chat. Déplacez le pointeur de la souris sur le message que vous souhaitez épingler. La barre d’outils des émoticônes apparaît ; cliquez sur l’icône à trois points et sélectionnez Épingler dans le petit menu qui s’ouvre.

11. Démarrez une discussion dans une nouvelle fenêtre.

Normalement, lorsque vous démarrez une nouvelle discussion, celle-ci s’ouvre dans la fenêtre principale de l’application de bureau Teams. Vous pouvez modifier cela pour qu’un nouveau chat s’ouvre dans une fenêtre séparée : En haut à droite de l’application Teams, cliquez sur l’icône à trois points (Paramètres et plus) et cliquez sur Paramètres dans le menu qui s’ouvre. Sous « Ouvrir une nouvelle discussion dans », cliquez sur Nouvelle fenêtre.

12. Sondez vos collègues.

Cette fonctionnalité est actuellement disponible uniquement lorsque votre application Teams est basculée vers votre compte personnel. Ouvrez le chat dans lequel vous souhaitez créer le sondage. Sous la zone où vous saisissez un message, cliquez sur l’icône des sondages (représentée par trois barres verticales). Dans le panneau qui s’ouvre, saisissez votre question de sondage et vos choix de réponse.

En cliquant sur l’option Ajouter, vous pouvez ajouter jusqu’à six choix de réponse. Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à sélectionner plusieurs choix de réponse, cliquez sur le commutateur à côté de Plusieurs réponses.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour voir un aperçu de votre sondage. Dans ce panneau d’aperçu, vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier pour apporter des modifications à votre sondage. Sinon, cliquez sur le bouton Envoyer. Les personnes de ce chat verront ce sondage et pourront y répondre.

Fonctionnalités Microsoft Teams : Gérer les notifications

13. Suivez les canaux importants.

Si vous souhaitez être informé des dernières activités de vos collègues sur des canaux spécifiques, ouvrez le volet Équipes et cliquez sur le nom d’une équipe pour voir ses canaux. Déplacez le pointeur sur le nom du canal pour lequel vous souhaitez être mis à jour, cliquez sur l’icône à trois points (Plus d’options) à droite, sélectionnez Notifications du canal, puis cliquez sur Toutes les activités dans le menu qui s’ouvre.

Ce menu répertorie une autre option, Personnalisé. Lorsque vous cliquez dessus, le panneau « Paramètres de notification de canal » s’ouvre. Ici, vous pouvez définir si vous souhaitez être averti chaque fois qu’un nouveau message est publié sur ce canal et/ou chaque fois que le canal est mentionné par quelqu’un dans Teams. Si vous activez l’une ou l’autre des notifications, vous pouvez spécifier si vous souhaitez être averti via le flux de votre volet d’activité et sous forme de bannière, ou uniquement via le flux de votre volet d’activité.

14. Ajustez les autres notifications.

Par défaut, Teams vous envoie des notifications qui vous mettent à jour sur plusieurs activités – @mentions, nouveaux messages, modifications des statuts d’adhésion à l’équipe, etc. Pour ajuster ou modifier ce dont vous êtes averti :

Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l’application de bureau Teams, puis cliquez sur Gérer le compte. Dans le panneau Paramètres qui s’ouvre, cliquez sur Notifications.

Cela passe à une liste complète d’activités dont vous pouvez être averti, vous permettant de choisir le type de notification que vous souhaitez recevoir pour chacune (bannière et e-mail, bannière uniquement, flux uniquement ou désactivé).

Vous devrez peut-être expérimenter les différents paramètres pour trouver le bon équilibre de notifications qui vous convient le mieux. Mais une fois que vous l’aurez compris, vous serez content d’avoir fait les ajustements.

Fonctionnalités Microsoft Teams : Partager des documents

15. Ajoutez des documents aux onglets d’un canal.

Un canal a des onglets en haut de sa fenêtre principale. Par défaut, ces onglets incluent les messages (pour les conversations) et les fichiers, où les membres de l’équipe peuvent télécharger et partager des fichiers. Vous pouvez également ajouter un onglet qui affiche un document (tel qu’un fichier Excel, PowerPoint ou Word ou un PDF) pour que les membres du canal puissent le voir et y collaborer.

Cliquez sur l’onglet Fichiers. Dans la barre d’outils en haut de cet onglet, cliquez sur Télécharger et choisissez le document sur votre ordinateur ou OneDrive. Ou vous pouvez glisser-déposer le document sur la fenêtre principale de ce canal.

Une fois le document téléchargé, cliquez sur l’icône + à droite des onglets existants en haut du volet principal du canal. Un panneau s’ouvre, présentant une large sélection d’applications Web. Cliquez sur l’application qui serait utilisée pour ouvrir le document que vous venez de télécharger (par exemple, Excel pour un fichier Excel).

Un autre panneau s’ouvre. Sous « Nom de l’onglet », saisissez un nom pour ce nouvel onglet. Ensuite, plus bas, cliquez sur le document que vous venez de télécharger et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Un nouvel onglet avec le nom que vous avez tapé apparaîtra en haut de la chaîne. Cliquez sur cet onglet pour y accéder. Il affichera votre document dans la fenêtre principale de la chaîne. S’il s’agit d’un document Microsoft Office, vous et les autres membres de l’équipe pouvez le modifier ou le commenter.

Pour démarrer une conversation avec les membres de votre équipe à propos de ce document, cliquez sur l’icône de conversation Afficher l’onglet (la bulle) qui se trouve dans le coin supérieur droit. Cela ouvrira une barre latérale de conversation sur le côté droit.

16. Synchroniser les fichiers dans un canal avec OneDrive.

Vous pouvez synchroniser les fichiers qui ont été téléchargés sur un canal vers votre espace de stockage OneDrive. Lorsque les fichiers actuels du canal sont mis à jour ou que de nouveaux fichiers sont téléchargés sur le canal, ces fichiers sont automatiquement synchronisés avec votre OneDrive.

Ouvrez la chaîne contenant les fichiers avec lesquels vous souhaitez vous synchroniser. Cliquez sur l’onglet Fichiers en haut. Dans la barre d’outils en haut de cet onglet, cliquez sur Sync. Un panneau s’ouvrira qui vous guidera à travers les étapes de connexion à votre compte OneDrive (ou OneDrive Entreprise), puis de le configurer pour qu’il se synchronise avec ce canal.

17. Utilisez SharePoint pour stocker et partager des fichiers.

De nombreuses entreprises s’appuient sur SharePoint pour le stockage de fichiers sécurisé et la collaboration. Si votre entreprise utilise SharePoint avec Teams, vous pouvez cliquer sur l’onglet Fichiers pour partager des fichiers avec les membres de votre équipe via SharePoint ou accéder aux fichiers SharePoint qui sont déjà partagés sur le canal.

Lorsque vous chargez un fichier dans l’onglet Fichiers, il est automatiquement enregistré sur le site SharePoint de votre équipe dans une structure de dossiers correspondant aux canaux de l’équipe. Pour accéder à votre site SharePoint, cliquez sur l’icône à trois points dans la barre d’outils en haut de l’onglet Fichiers et sélectionnez Ouvrir dans SharePoint dans le menu qui s’ouvre.

Les membres de l’équipe peuvent collaborer sur des fichiers partagés sur un canal à l’aide de Microsoft Office Online ou d’une application de bureau Office.

Les propriétaires de sites d’équipe SharePoint peuvent également ajouter des pages, des listes et des bibliothèques de documents sous forme d’onglets dans un canal Teams. Dans le canal, sélectionnez l’icône + à droite des onglets en haut du volet principal. Dans le panneau « Ajouter un onglet », sélectionnez l’icône SharePoint. Dans le panneau qui apparaît, sélectionnez l’onglet Pages, Listes ou Bibliothèques de documents pour afficher une liste des éléments disponibles à ajouter. Faites une sélection et cliquez sur Enregistrer. L’élément sera ajouté sous forme d’onglet dans le canal.

Fonctionnalités Microsoft Teams : Réunions de maître

18. Ajustez automatiquement votre microphone.

Parmis les fonctionnalités Microsoft Teams est le réglage automatique de votre microphone qui est activée par défaut. Mais si vous rencontrez des problèmes, par exemple si votre voix sonne trop fort ou trop faible dans votre micro, vérifiez que le réglage automatique est bien activé pour vous ou désactivez-le pour voir si les choses s’améliorent sans lui.

En haut à droite de l’application Teams, cliquez sur l’icône à trois points (Paramètres et plus) et cliquez sur Paramètres dans le menu qui s’ouvre. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Appareils. À droite de Régler automatiquement la sensibilité du micro, activez ou désactivez le commutateur.

19. Laissez les participants contourner le hall.

Autes fonctionnalités Microsoft Teams, Selon la configuration de Teams dans votre organisation, les autres participants à la réunion peuvent devoir attendre dans un hall virtuel que vous (l’organisateur de la réunion) les laissiez entrer. Mais vous pouvez modifier les paramètres de la réunion afin que certains ou tous les participants puissent contourner le hall de la réunion.

Il existe plusieurs façons de commencer :

  • Dans l’application Teams, ouvrez une réunion à partir du calendrier et cliquez sur Options de réunion. (Si vous ne le voyez pas, cliquez sur l’icône à trois points dans la barre d’outils, puis sélectionnez Options de réunion.)
  • Dans Outlook, ouvrez une invitation à une réunion et cliquez sur Options de réunion.
  • Dans une réunion Teams, sélectionnez l’icône à trois points (Plus d’actions) dans la barre d’outils en haut à droite de la fenêtre de réunion et sélectionnez Options de réunion. Ou cliquez sur Afficher les participants dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône à trois points en haut du volet Participants et sélectionnez Gérer les participants.

Un volet « Options de réunion » s’ouvrira. À côté de Qui peut contourner le lobby ?, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une option. Selon l’édition de Microsoft 365 que vous utilisez, vos choix peuvent inclure « Personnes que j’invite (Désactiver Autoriser le transfert dans l’invitation à la réunion) », « Personnes de mon organisation », « Personnes de mon organisation et invités » et  » Tout le monde. » Dans certains cas, vous souhaiterez limiter les personnes pouvant contourner le lobby à celles que vous avez invitées à la réunion ; dans d’autres, il serait peut-être plus logique de permettre à n’importe qui dans votre organisation de contourner le lobby. Lorsque vous avez fait une sélection, cliquez sur Enregistrer.

Lorsque les personnes que vous avez désignées cliquent pour rejoindre votre réunion, elles seront immédiatement intégrées à la réunion lorsqu’elle sera en session.

20. Éteignez les caméras et/ou les micros des participants une des fonctionnalités Microsoft Teams que vous ignoré.

Dans les petites réunions, il est habituel que la plupart ou tous les participants soient devant la caméra, mais dans les grandes réunions, les organisateurs de réunions peuvent vouloir empêcher les participants d’allumer leurs caméras et leurs micros pour minimiser les distractions et améliorer la qualité des appels.

Pour ce faire avant qu’une réunion n’ait lieu, accédez au volet « Options de réunion » comme indiqué dans l’astuce précédente et désactivez l’option Autoriser le micro pour les participants ? et Autoriser la caméra pour les participants ? commutateurs. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Pour empêcher les personnes d’allumer leurs caméras ou leurs micros lorsqu’une réunion est déjà en cours, cliquez sur l’icône à trois points (Plus d’actions) en haut du volet Participants et sélectionnez Désactiver le micro pour les participants ou Désactiver la caméra pour les participants.

Les organisateurs et les présentateurs de réunions peuvent également empêcher certaines personnes d’allumer leurs caméras ou de réactiver leurs micros pendant une réunion. Ouvrez la liste des participants, cliquez sur l’icône à trois points (Plus d’options) à côté du nom de la personne, puis sélectionnez Désactiver le micro ou Désactiver la caméra dans le menu qui s’ouvre.

Fonctionnalités Microsoft Teams : Intégrer Teams à d’autres applications

21. Envoyez des e-mails directement à un canal dans les fonctionnalités Microsoft Teams.

Vous pouvez envoyer un e-mail à un canal : déplacez le pointeur sur le nom du canal, cliquez sur l’icône à trois points qui apparaît à droite, puis sélectionnez Obtenir l’adresse e-mail. Cela génère une adresse e-mail spécifiquement pour le canal. Donnez-le aux autres afin qu’ils puissent envoyer un e-mail au canal. Leur e-mail sera publié sur le canal sous forme de conversation, y compris tous les fichiers qu’ils ont joints à l’e-mail.

Toute personne disposant de l’adresse e-mail de votre chaîne peut lui envoyer des e-mails. Pour changer cela, cliquez sur l’icône à trois points de la chaîne, sélectionnez Obtenir l’adresse e-mail, puis le lien des paramètres avancés. Sélectionnez Uniquement les membres de cette équipe ou Uniquement les e-mails envoyés depuis ces domaines : (dans lequel vous pouvez saisir un ou plusieurs domaines pour les organisations de confiance).

Pour arrêter l’envoi d’e-mails au canal, cliquez sur l’icône à trois points du canal et sélectionnez Obtenir l’adresse e-mail > Supprimer l’adresse e-mail.

Une autre façon de publier un e-mail sur un canal consiste à utiliser Outlook, qui a la capacité intégrée de partager des e-mails avec des canaux Teams. Lors de l’affichage d’un e-mail dans l’application de bureau Outlook, cliquez sur Partager avec les équipes dans la barre d’outils du ruban. Dans la version d’application Web d’Outlook, affichez l’e-mail que vous souhaitez envoyer et cliquez sur l’icône à trois points (Plus d’actions) en haut à droite de l’e-mail. Dans le menu qui s’ouvre, cliquez sur Partager avec les équipes.

Un panneau « Partager avec Microsoft Teams » apparaît qui vous permet de désigner le canal dans Teams auquel vous souhaitez envoyer l’e-mail. Vous pouvez saisir un message supplémentaire si vous le souhaitez, puis cliquer sur le bouton Partager pour publier l’e-mail sur le canal.

22. Planifiez des événements avec un calendrier dans votre chaîne est inclus aux fonctionnalités Microsoft Teams.

Vous pouvez ajouter un calendrier à un canal qui peut être utilisé pour programmer des événements que tout le monde dans ce canal peut voir. Ouvrez le canal et cliquez sur l’icône + à droite des onglets en haut du canal, ce qui ouvre le panneau « Ajouter un onglet ». Cliquez sur l’icône Calendrier de la chaîne. (Si vous ne voyez pas l’icône tout de suite, commencez à saisir le calendrier de la chaîne dans la zone de recherche.) Saisissez ensuite un nom pour ce nouveau calendrier et cliquez sur Ajouter.

Lorsqu’un événement est ajouté au calendrier de la chaîne, une publication récapitulative est créée dans la chaîne.

Pour ajouter un événement sur un calendrier de canal à votre propre calendrier personnel, ouvrez l’événement sur le calendrier de canal et cliquez sur Ajouter au calendrier.

23. Collaborez visuellement avec Microsoft Whiteboard.

Microsoft a récemment réorganisé son application Whiteboarden plus les autres fonctionnalités Microsoft Teams, qui vous permet, à vous et aux autres membres de l’équipe, de collaborer sur un tableau blanc virtuel partagé. Vous pouvez tous y ajouter du texte et des images, qui peuvent être créés à l’aide des outils de dessin de l’application.

Pour ajouter un tableau blanc à un canal, ouvrez le canal et cliquez sur l’icône + en haut du canal. Cela ouvrira le panneau « Ajouter un onglet ». Sur ce panneau, cliquez sur l’icône Tableau blanc. Un autre panneau s’ouvrira dans lequel vous saisirez un nom pour le tableau blanc. Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas à droite et votre nouveau tableau blanc sera ajouté au canal.

Pour ajouter un tableau blanc à un chat, ouvrez le chat et regardez les onglets en haut de la fenêtre. « Tableau blanc » peut déjà être répertorié ici, visible ou sous le menu « plus ». Cliquez sur Tableau blanc à l’un ou l’autre endroit pour l’ajouter. Si le tableau blanc n’est répertorié nulle part en haut de votre chat, cliquez sur l’icône + et suivez les étapes ci-dessus pour ajouter un tableau blanc à un canal.

24. Gérez les tâches avec Microsoft Planner.

L’un des avantages offerts par Teams est que vous pouvez utiliser d’autres applications Microsoft 365 telles que Microsoft Planner à l’intérieur en créant un onglet dans un canal. Pour ce faire, ouvrez la chaîne et cliquez sur l’icône + à droite des onglets en haut de la chaîne. Dans le panneau « Ajouter un onglet », cliquez sur l’icône Tâches par planificateur et tâches. Dans le panneau suivant, créez un nouveau plan ou sélectionnez un plan existant pour votre équipe et cliquez sur Enregistrer. Ensuite, vous pouvez rapidement ajouter et attribuer des tâches, ou afficher un tableau de bord pour un projet dans une vue de liste, de tableau, de graphique ou de calendrier.

25. Utilisez les « composants de boucle » pour collaborer dans un chat

Microsoft Loop est une nouvelle application de productivité qui comprend des composants qui peuvent être co-édités par des équipes de travail dans diverses applications Microsoft 365. Chaque composant Loop est stocké dans OneDrive Entreprise et reste synchronisé, quelle que soit l’application à partir de laquelle les utilisateurs y accèdent.

fonctionnalités Microsoft teamsDans les fonctionnalités Microsoft Teams, les utilisateurs d’entreprise peuvent ajouter un composant Loop à une discussion afin que les membres de l’équipe puissent y travailler directement dans la fenêtre de discussion. C’est similaire à la co-création de documents Word ou Excel, mais les composants de boucle sont de petits extraits tels que des tableaux, des listes et des paragraphes plutôt que des documents complets.

Dans la fenêtre de discussion principale, accédez à la zone de texte « Tapez un nouveau message ». N’entrez pas de texte, mais cliquez à la place sur l’icône Composants de boucle près de l’extrémité gauche de la barre d’outils sous la fenêtre de texte. Un menu s’affiche pour vous permettre d’ajouter une liste à puces, une liste de contrôle, une liste numérotée, un paragraphe, un tableau ou une liste de tâches. Sélectionnez un composant et une version brouillon de celui-ci apparaît dans un panneau. Par exemple, si vous choisissez Liste à puces, un panneau s’affiche pour vous permettre d’ajouter un titre et des éléments à puces dans la liste. Si vous choisissez Liste des tâches, un panneau s’affiche et vous permet d’ajouter des noms de tâches, des destinataires et des dates d’échéance.

Ajoutez des informations au composant pour le démarrer et cliquez sur l’icône représentant une flèche vers la droite (composant Envoyer une boucle) en bas à droite pour le publier sur le chat. Vos collègues pourront modifier et ajouter ensemble le composant.

Fonctionnalités Microsoft Teams : Découvrez les extras

26. Définissez votre statut d’absence du bureau.

Les fonctionnalités Microsoft Teams vous permet de définir rapidement un message d’état – ou d’en programmer un à l’avance – pour alerter votre équipe lorsque vous n’êtes pas disponible. Pour modifier votre statut immédiatement, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de l’application Teams, cliquez sur Définir le message d’état dans le panneau qui s’ouvre, puis saisissez un bref message d’état. Cliquez sur le menu déroulant sous « Effacer le message d’état après » et choisissez une période après laquelle votre état reviendra à Disponible, comme 4 heures ou Aujourd’hui – ou choisissez Personnalisé et définissez une date et une heure spécifiques.

Pour programmer un message d’absence du bureau à l’avance, cliquez sur votre photo de profil > Définir le message d’état, puis cliquez sur le lien Planifier l’absence du bureau en bas à gauche du panneau d’état. (Ou de n’importe où dans Teams, cliquez sur l’icône à trois points (Paramètres et plus) en haut à droite de l’application de bureau Teams, cliquez sur Paramètres, faites défiler vers le bas et sous l’en-tête « Absent du bureau », cliquez sur Planifier.)

L’une ou l’autre méthode ouvrira le panneau « Absent du bureau » où vous pourrez activer la fonction de réponse automatique et saisir un message de réponse qui sera envoyé chaque fois que quelqu’un essaiera de vous contacter via Teams. Vous pouvez définir la durée pendant laquelle votre statut d’absence restera actif en cochant la case à côté de Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée et en saisissant les dates de début et de fin. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

27. Invitez les autres dans le giron.

Dans les fonctionnalités Microsoft Teams, vous n’êtes pas limité à la collaboration avec les membres de votre propre équipe. Vous pouvez fournir un accès invité à toute personne de votre entreprise qui possède un compte Outlook. Essayez ceci en tapant leur nom dans la zone de recherche de l’application de bureau Microsoft Teams. Vous pouvez ensuite leur envoyer un message direct à partir du champ de recherche, comme décrit dans le conseil n° 5 (« Attirez l’attention de quelqu’un ») de ce guide.

En fait, l’accès invité n’est pas limité aux membres de votre propre organisation. Vous pouvez inviter toute personne disposant d’un compte Microsoft en l’ajoutant en tant que membre à un canal ou en la marquant dans un message.

Les invités ont moins de privilèges que les membres de l’équipe à part entière, mais ils peuvent créer et participer à des canaux et des chats.

Microsoft a annoncé une fonctionnalité appelée Teams Connect qui vous donnera la possibilité d’inviter des collaborateurs externes sur un canal particulier sans créer de comptes invités ; cependant, il est toujours en test bêta privé et n’a pas encore été déployé de manière générale.

28. Utilisez les raccourcis clavier.

Il est toujours utile de connaître les raccourcis clavier d’une application. Dans Teams, vous pouvez appuyer sur la touche R de votre clavier pour répondre à une conversation. Appuyez sur Ctrl-O (⌘-O sur un Mac) pour joindre rapidement un fichier à un message. Pour voir tous les raccourcis clavier disponibles dans Teams, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et point (les touches ⌘ et point sur Mac).

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